เมื่อเร็ว ๆ นี้แนวคิดของ Agile และ Activity Based Working กำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ และหลาย บริษัท กำลังพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการนำไปใช้ในสำนักงาน แต่กำลังประสบปัญหาบางประการ ฝ่ายบริหารมักไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้เพราะกลัวว่าจะเผชิญกับความไม่พอใจของพนักงานและการลดลงของประสิทธิผล
Denis Chernichkin ผู้อำนวยการ Haworth Business Interiors บอกเราว่าเหตุใดการเปลี่ยนแปลงแนวคิดของการตกแต่งภายในสำนักงานจึงส่งผลเสียต่อการทำงานของ บริษัท และสิ่งที่ต้องนำมาพิจารณาเพื่อจัดระเบียบพื้นที่ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
อะไรคือปัญหาหลักในการดำเนินโครงการเช่น Agile และ Activity Based Working?
- สำนักงานที่ดำเนินการตามแนวคิดเหล่านี้ประการแรกสมมติว่ามีพื้นที่การทำงานที่แตกต่างกันมากมายซึ่งพนักงานสามารถเลือกได้ตามดุลยพินิจของเขาขึ้นอยู่กับงานและประเภทของกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจง ความหลากหลายนี้ให้อิสระในการดำเนินการดังกล่าวเมื่อวางแผนสำนักงานซึ่งบางครั้งคนที่รับผิดชอบในเรื่องนี้ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นที่ใดควรมุ่งเน้นไปที่อะไรหรือไม่ตัดสินใจเลยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและหากเป็นเช่นนั้นพวกเขาไม่สามารถกำหนดอย่างชัดเจน งานและอธิบายให้สถาปนิกทราบว่าจะต้องบรรลุผลอย่างไร โดยปกติแล้วสูตรจะเป็นนามธรรมมากเกินไปโดยอิงจากความรู้สึกและแนวโน้มมากกว่าข้อเท็จจริงและสถิติที่เป็นรูปธรรม ความปรารถนาเหล่านี้ยังห่างไกลจากการมอบหมายงานด้านเทคนิคที่มีความหมายมีโครงสร้างและมีคุณภาพสูงซึ่งสะท้อนถึงข้อกำหนดสำหรับพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพในปัจจุบันและในระยะสามถึงห้าปีสำหรับ บริษัท ใด บริษัท หนึ่ง ผลลัพธ์อาจกลายเป็นไม่เหมาะสมกับความคาดหวังของลูกค้า
บ่อยครั้งที่ บริษัท ต่างๆไม่เข้าใจว่าพวกเขาต้องการได้อะไรกันแน่เริ่มคัดลอกแนวคิดของสำนักงานที่มีอยู่โดยไม่ปรับให้เข้ากับความต้องการของตนเองและนำไปใช้ในพื้นที่ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงในเงื่อนไขที่แตกต่างกันในทีมอื่น ๆ ที่โดยพื้นฐานแล้วไม่พร้อมที่จะยอมรับเช่นนั้น แนวคิด เป็นผลให้ผลผลิตลดลงอย่างมาก
แม้ว่าความจริงแล้วความยากลำบากเหล่านี้จะมีอยู่มากในการเปลี่ยนไปใช้แนวคิดของ Agile และ Activity Based Working แต่ก็สามารถเกิดขึ้นได้ในการสร้างพื้นที่ใด ๆ แน่นอนว่ามันง่ายกว่าที่จะสร้างสำนักงานมาตรฐาน "พื้นที่เปิดโล่ง" ซึ่งมักจะใช้โซลูชันประเภทเดียวกัน แต่ความยากลำบากในการกำหนดข้อกำหนดสำหรับพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพก็เกิดขึ้นในกรณีเช่นนี้เช่นกัน
คุณกำหนดพื้นที่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร?
- นี่คือพื้นที่ที่นำผู้คนมารวมตัวกันและจุดที่พวกเขามีประสิทธิผลและประสิทธิภาพสูงสุด นี่คือสภาพแวดล้อมที่ทีมงานหรือผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนสามารถเพิ่มศักยภาพได้สูงสุดเมื่อพื้นที่โดยรอบไม่ขัดขวางพวกเขา แต่ช่วยได้ และเนื่องจากแต่ละทีมและผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนมีลักษณะเฉพาะพื้นที่ที่มีประสิทธิภาพจึงมีลักษณะเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กร ไม่มีสถานการณ์เดียวหรือคำตอบที่ถูกต้องเนื่องจากจำนวนมากขึ้นอยู่กับเป้าหมายของ บริษัท สำหรับบางคนในขณะนี้สิ่งสำคัญคือต้องลดต้นทุนลดตารางเมตรต่อคนสำหรับคนอื่น ๆ - เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่หรือนำเทคโนโลยีใหม่ออกสู่ตลาดสำหรับใครบางคน - เพื่อเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและคุณภาพของการบริการ บางครั้งงานเหล่านี้ขัดแย้งกัน ดังนั้นแต่ละ บริษัท จะต้องกำหนดเป้าหมายเกณฑ์สำหรับความสำเร็จและวิธีที่จะบรรลุเป้าหมายและวิธีการที่พื้นที่สามารถช่วยในการตอบสนองงานเหล่านี้
ฉันขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการระบุพารามิเตอร์ที่สำคัญมากอย่างหนึ่งนั่นคือวัฒนธรรมองค์กร เธอคือผู้ที่แยก บริษัท ออกจากกัน นี่เป็นลักษณะสำคัญอย่างยิ่งที่มักถูกประเมินต่ำในตลาดของเราแม้ว่าความสำคัญของมันจะได้รับการยอมรับในระดับโลกมานานแล้วก็ตาม การรู้และเข้าใจวัฒนธรรมของ บริษัท ทำให้ง่ายต่อการกำหนดพื้นที่ที่ต้องการ
วัฒนธรรมเกี่ยวข้องกับอวกาศได้อย่างไร?
- วัฒนธรรมมีผลอย่างแท้จริงในทุกแง่มุมของกิจกรรมขององค์กรรวมถึงการจัดการกระบวนการทางธุรกิจผลิตภัณฑ์ที่สร้างขึ้นการดึงดูดและการรักษาพนักงานระบบการตัดสินใจชื่อเสียงและอื่น ๆ อีกมากมาย สร้างความรู้สึกปลอดภัยความมุ่งมั่นที่มีต่อ บริษัท และมีอิทธิพลต่อความพึงพอใจและประสิทธิผลของพนักงาน ดังนั้นจึงมักถูกมองว่าเป็นทรัพย์สินที่ครบถ้วนและมีความสำคัญมากขององค์กร
โดยปกติแล้ววัฒนธรรมใน บริษัท จะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เป็นทางการเช่นค่านิยมขององค์กรมาตรฐานการทำงานจรรยาบรรณ - สิ่งที่เรียกว่าปัจจัยที่มองเห็นได้ แต่ยังมีปัจจัยที่มองไม่เห็นซึ่งกำหนดกฎเกณฑ์และนิสัยของผู้คนที่ไม่ได้พูด ในพื้นที่นี้พื้นที่ทำงานยังมีบทบาทสำคัญเช่นสถาปัตยกรรมการตกแต่งภายในและโซลูชันเฟอร์นิเจอร์ นั่นคือพื้นที่ทำงานเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรและต้องสอดคล้องกับมัน มันเหมือนกับจิ๊กซอว์ชิ้นหนึ่งที่นำมาจากชุดอื่น - มันไม่เพียง แต่จะไม่พอดีกับองค์ประกอบที่อยู่ใกล้เคียงเท่านั้น แต่ยังทำลายภาพรวมทั้งหมดอีกด้วย มันก็เหมือนกันกับพื้นที่ ในหลาย ๆ รูปแบบจะกำหนดวิธีการทำงานของพนักงานดังนั้นหากพื้นที่ไม่เหมาะสมกับวัฒนธรรมปัจจุบันผู้คนจะต่อต้านค่านิยมของ บริษัท
ปรากฎว่าถ้าคุณย้ายพนักงานจากที่ทำงานหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งซึ่งแตกต่างจากที่ทำงานก่อนหน้านี้อย่างเห็นได้ชัดเขาจะทำงานต่างออกไป?
- แน่นอน แน่นอนว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะไม่ฉูดฉาดเสมอไป แต่ประเด็นก็คือประเภทของพื้นที่ฟังก์ชั่นที่มีอยู่ในนั้นและวัฒนธรรมองค์กรโดยทั่วไปเป็นตัวกำหนดว่าบุคคลจะเข้าหางานโต้ตอบกับเพื่อนร่วมงานและตัดสินใจอย่างไร ท้ายที่สุดแม้ว่าโดยปกติแล้วเราจะไม่ได้คิดถึงเรื่องนี้ แต่อิทธิพลของวัฒนธรรมที่มีต่อพฤติกรรมของเรานั้นยอดเยี่ยมมาก มันคุ้มค่าที่จะเปลี่ยนสถานที่และเราก็ทำตัวแตกต่างไปโดยไม่รู้ตัวแล้ว
ฉันชอบคำพูดของ Winston Churchill: "อันดับแรกเรากำหนดรูปทรงของอาคารของเราจากนั้นอาคารของเราจะกำหนดรูปร่างของพฤติกรรมของเรา" และแน่นอนมันเป็น ยกตัวอย่างเช่นพฤติกรรมของคนนอกสำนักงาน - ในร้านอาหารราคาแพงและในผับทั่วไป ในกรณีแรกเราพยายามจับคู่ระดับ - สไตล์การแต่งกายที่เป็นทางการน้ำเสียงที่สงบมักเป็นการสนทนาในหัวข้อทางปัญญา แต่ลองนึกภาพว่าเราอยู่ในผับพฤติกรรมของเราจะเป็นอิสระและไม่เป็นทางการมากขึ้น สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นในสำนักงาน - พื้นที่มีผลโดยตรงต่อพฤติกรรมและรูปแบบการทำงานของพนักงาน
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าพนักงานไม่ชอบพื้นที่ที่พวกเขาทำงาน? สิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อพวกเขาอย่างไร?
- นี่เป็นคำถามที่สำคัญอย่างยิ่ง ความไม่พอใจของพนักงานเกี่ยวกับพื้นที่สำนักงานซึ่งตัวอย่างเช่นเป็นไปไม่ได้ที่จะหาพื้นที่ใช้สอยที่สะดวกสบายเหมาะสำหรับงานเฉพาะหรือมีสิ่งรบกวนที่น่ารำคาญมากมายก่อให้เกิดผลเสียอย่างมาก แต่น่าเสียดายที่พนักงานไม่สามารถเปลี่ยนพื้นที่ที่มีอยู่ได้ด้วยตัวเอง อำนาจดังกล่าวตกอยู่บนบ่าของผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบในการสร้างการตกแต่งภายในสำนักงานซึ่งต้องคำนึงถึงลักษณะทางวัฒนธรรมขององค์กรเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่สะดวกสบายที่สุด นอกจากนี้เนื่องจากกิจกรรมประเภทต่างๆของหน่วยงานภายในองค์กรหนึ่งจึงมีสิ่งที่เรียกว่าวัฒนธรรมย่อยซึ่งต้องนำมาพิจารณาในการออกแบบด้วย
เราทุกคนรู้ดีว่าสถาปัตยกรรมของประเทศและเมืองต่างๆนั้นแตกต่างกันสะท้อนให้เห็นถึงลักษณะทางวัฒนธรรมและสร้างบรรยากาศที่เป็นเอกลักษณ์ในสำนักงานทุกอย่างเหมือนกัน - การออกแบบและสถาปัตยกรรมของพื้นที่สำนักงานควรสะท้อนถึงความแตกต่างขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ
คุณจะกำหนดวัฒนธรรมองค์กรของคุณและทำความเข้าใจว่าพื้นที่ใดเหมาะสมที่สุดได้อย่างไร
- จริงๆแล้วมันค่อนข้างง่าย มีการจัดประเภทตามการวิจัย 25 ปีของอาจารย์ Cameron และ Quinn จาก University of Michigan เรียกว่า "ค่านิยมที่แข่งขันได้" นักวิทยาศาสตร์ได้ระบุคุณค่าที่โดดเด่นสี่ประการใน บริษัท ต่างๆ ได้แก่ ความร่วมมือการแข่งขันการสร้างสรรค์และการควบคุม แต่ละค่าจะเชื่อมโยงกับชุดคุณสมบัติของพื้นที่ทำงานที่เพิ่มการสนับสนุนสูงสุด อย่างไรก็ตามโมเดลนี้ได้รับการยอมรับจากผู้เชี่ยวชาญหลายคนว่ามีประสิทธิภาพมากและเข้าสู่ 50 อันดับแรกของเครื่องมือทางธุรกิจที่ดีที่สุดในประวัติศาสตร์ตามการจัดอันดับของ Financial Times
ตัวอย่างเช่นลองดู บริษัท ที่ค่าการควบคุมมีอำนาจเหนือกว่า สำหรับองค์กรเหล่านี้กุญแจสำคัญคือการทำงานให้“ถูกต้อง” พวกเขาโดดเด่นด้วยโครงสร้างองค์กรลำดับชั้นที่ชัดเจนการควบคุมที่เข้มงวดโปรโตคอลและขั้นตอนมากมายและปฏิสัมพันธ์ของพนักงานอย่างเป็นทางการ ส่วนใหญ่มักเป็นหน่วยงานราชการขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐตลอดจนหน่วยงานด้านการเงินและกฎหมาย พื้นที่ในกรณีนี้ควรมีลักษณะเฉพาะด้วยการจัดสถานที่ทำงานอย่างเป็นระเบียบและเข้าใจได้รักษาลำดับชั้นและสถานะติดตั้งพาร์ติชันสูงและพื้นที่ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษสำหรับการโต้ตอบแทนที่จะเป็นห้องประชุมแยกต่างหาก สถานที่ทำงานมักจะแยกออกจากกันแบ่งออกเป็นแผนกอย่างเข้มงวดในบริเวณใกล้เคียงกับเจ้านายและมักใช้สีแบบอนุรักษ์นิยมในการตกแต่งภายใน
สำหรับการเปรียบเทียบลองใช้ค่าตรงข้าม "การสร้าง" บริษัท ที่ถูกครอบงำด้วยค่านิยมนี้มีลักษณะเฉพาะด้วยความปรารถนาที่จะสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการเป็นอันดับแรกพวกเขามุ่งเน้นไปที่นวัตกรรมการคิดนอกกรอบเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะเป็นผู้นำผ่านการพัฒนาใหม่ ๆ ข้อเสนอพิเศษ ประเภทนี้มักเกี่ยวข้องกับ บริษัท ไอทีและหน่วยงานการตลาดเชิงสร้างสรรค์ แต่ในความเป็นจริงเกือบทุก บริษัท ที่สร้างผลิตภัณฑ์ของตัวเองมีค่านิยมนี้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากอยู่ในตำแหน่งผู้นำในอุตสาหกรรมของตน สำหรับ บริษัท ดังกล่าวสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องสามารถจัดการอภิปรายกลุ่มระดมความคิดประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับเพื่อนร่วมงานอย่างไม่เป็นทางการได้ตลอดเวลา ดังนั้นองค์กรประเภทนี้จึงต้องการสถานที่ที่แตกต่างกันสำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นเฉพาะบุคคลเช่นเดียวกับการปฏิสัมพันธ์ร่วมกันและการประชุมที่เกิดขึ้นเองพื้นผิวขนาดใหญ่สำหรับการแสดงข้อมูลด้วยภาพพื้นที่กว้างขวางมากขึ้นพร้อมมุมมองที่ดีเนื่องจากส่งเสริมจินตนาการซับซ้อนและ การจัดวางแบบออร์แกนิกขาดความสม่ำเสมอในการออกแบบและการทำซ้ำโซลูชันการตกแต่งภายในที่สร้างแรงบันดาลใจข้อ จำกัด น้อยลงและอิสระมากขึ้นและพื้นที่ที่แตกต่างกันมากมายสำหรับการสร้างสรรค์ด้วยเสียงที่ดีเนื่องจาก กระบวนการสร้างสรรค์ถูกทำลายได้ง่ายมาก
แต่สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือทุก บริษัท จะรวมคุณค่าทั้งสี่ไว้ด้วยกันเสมอ ตามกฎแล้วพวกเขาสองคนมีอิทธิพลเหนือกัน แต่ไม่ว่าในกรณีใดวัฒนธรรมองค์กรของแต่ละ บริษัท คือการผสมผสานที่เป็นเอกลักษณ์ของค่าเหล่านี้ทั้งหมดซึ่งมีอยู่ในสัดส่วนที่แน่นอน ดังนั้นคุณจะไม่สามารถหา บริษัท ที่มีวัฒนธรรมเดียวกันได้ การรู้วัฒนธรรมองค์กรของคุณเองการเข้าใจความสมดุลของค่านิยมหลักคุณจะได้รับความคิดที่ชัดเจนว่าพื้นที่ใดที่จำเป็นสำหรับแต่ละแผนกและ บริษัท โดยรวม
คุณสามารถระบุวัฒนธรรมใน บริษัท ได้อย่างไร?
- ต้องใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์ที่ครอบคลุมเพื่อการวินิจฉัยที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของ บริษัท และหน่วยงานต่างๆ พวกเราที่ HAWORTH มีระเบียบวิธี CultureLENS ™ที่จดสิทธิบัตรของเราเองสำหรับการทำวิจัยประเภทนี้ด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พนักงานทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการศึกษานี้ตอบคำถามจากระยะไกลเพื่อวิเคราะห์วัฒนธรรมองค์กรในปัจจุบัน ผู้จัดการระดับสูงตอบคำถามเพิ่มเติมที่ช่วยกำหนดวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการซึ่งพวกเขาต้องการเห็นใน บริษัท ของตนใน 2-3 ปี คำตอบทั้งหมดได้รับการประมวลผลโดยคอมพิวเตอร์ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านพื้นที่สำนักงานและนักกลยุทธ์สามารถสรุปข้อสรุปและคำแนะนำสำหรับลูกค้าได้ ตัวอย่างเช่นการเปรียบเทียบวัฒนธรรมปัจจุบันและวัฒนธรรมที่ต้องการจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าควรจะไปในทิศทางใดและต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างในพื้นที่สำนักงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการโดยไม่ก่อให้เกิดการปฏิเสธและต่อต้านจากพนักงาน
ฉันเข้าใจถูกต้องหรือไม่ว่าผลการศึกษาวัฒนธรรมองค์กรเป็นพื้นฐานของเงื่อนไขการอ้างอิงสำหรับการออกแบบสำนักงาน ลูกค้าต้องจัดหาอย่างอื่นหรือไม่?
- ใช่ผลการศึกษาเป็นรายงานโดยละเอียดซึ่งเป็นบทสรุปการออกแบบเงื่อนไขการอ้างอิงโดยละเอียดสำหรับการสร้างสำนักงานในอนาคตพร้อมตัวอย่างโซลูชันเชิงพื้นที่ที่จะสนับสนุนวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการของ บริษัท ที่ศึกษา แต่ฉันพูดถึงเครื่องมือเพียงชิ้นเดียวแม้ว่าจะเป็นเครื่องมือพื้นฐานก็ตาม นอกเหนือจากวัฒนธรรมองค์กรแล้วสิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจลักษณะส่วนบุคคลอื่น ๆ ขององค์กรเช่นรูปแบบการทำงานที่มีอยู่ประเภทของปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกและพนักงานสถิติการใช้สถานที่ทำงานและสถานที่ทั่วไปความพึงพอใจส่วนตัวที่มีต่อพื้นที่ทำงานปัจจุบันเป็นต้น มีการวิจัยเพิ่มเติมเพื่อช่วย บริษัท ต่างๆในการระบุคุณสมบัติเหล่านี้ทั้งหมด
โดยสรุปแล้วขอย้ำอีกครั้งว่าแต่ละ บริษัท เมื่อออกแบบสำนักงานใหม่หรือปรับปรุงสำนักงานที่มีอยู่แล้วจะต้องวิเคราะห์ตัวเองและความต้องการอย่างรอบคอบ เป็นไปได้ว่าองค์กรนี้ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ Agile หรือ Activity Based Working ไม่มีใครได้รับมอบหมายให้ทำตามแฟชั่นหรือนำสมัยความรับผิดชอบของเราคือการสร้างพื้นที่ที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มผลผลิตความพึงพอใจและความมุ่งมั่นของพนักงาน ท้ายที่สุดแล้วผู้คนถือเป็นทรัพย์สินหลักของ บริษัท ใด ๆ
