ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมาความโดดเด่นของพื้นที่เปิดโล่งในสำนักงานสมัยใหม่มีความเด่นชัดมากขึ้นโดยแทนที่องค์กรอวกาศประเภทอื่น ๆ แม้ว่าพื้นที่เปิดโล่งจะช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ของพนักงานและลดต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ แต่ก็ยังทำให้การโฟกัสและสมาธิในการทำงานทำได้ยากขึ้นซึ่งส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและในที่สุดก็อาจเกินดุลประโยชน์
แน่นอนว่าสำนักงานแทบทุกแห่งควรมีพื้นที่สื่อสารแบบเปิดที่ช่วยเพิ่มความถี่และประสิทธิภาพในการโต้ตอบของพนักงานและเพิ่มโอกาสในการสร้างสรรค์นวัตกรรม อย่างไรก็ตามพื้นที่ดังกล่าวก่อให้เกิดการรบกวนภาพและเสียงในพื้นที่เปิดโล่งที่รบกวนสมาธิและงานที่ต้องใช้สมาธิก็สำคัญพอ ๆ กับการทำงานเป็นทีม ดังนั้นจึงควรพิจารณาว่าอะไรส่งผลต่อสมาธิอย่างแท้จริงคุณจะหลีกเลี่ยงการสูญเสียมันได้อย่างไรและจะรวมพื้นที่เปิดกับพื้นที่สำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นได้อย่างไร
ทุกคนรู้ดีเกี่ยวกับปัญหาเสียงดังและการสูญเสียสมาธิในพื้นที่เปิดโล่ง แต่น่าเสียดายที่มีเพียงไม่กี่คนที่กังวลอย่างจริงจังกับปัญหานี้ บางทีอาจเป็นเพราะมองไม่เห็นเสียงเราจึงประเมินความสำคัญของมันต่ำไป ตัวอย่างเช่นหากเกิดการรั่วไหลในสำนักงานแม้ว่าจะไม่ร้ายแรงมากเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบจะเริ่มแก้ไขทันที เสียง“รั่ว” อาจสร้างความเสียหายให้กับการทำงานในสำนักงานได้ แต่ด้วยเหตุผลบางประการเราจึงเพิกเฉยต่อปัญหานี้ได้โดยง่ายซึ่งแตกต่างจากพรมเปียก
จากข้อมูลของ Haworth Research Center โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานจะสูญเสียเวลาทำงานไป 28% เนื่องจากการเสียสมาธิในสำนักงาน ด้วยเหตุนี้พวกเขาจึงต้องเริ่มวันทำงานก่อนเวลาหรือนอนดึกเพื่อทำงานทั้งหมดที่ต้องใช้ความเงียบและสมาธิ ปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ พนักงานออฟฟิศมักต้องการสถานที่สำหรับพักผ่อนและให้ความสำคัญและน่าเสียดายที่ปัจจัยนี้ถูกนำมาพิจารณาน้อยที่สุดในพื้นที่ทำงานแบบเปิด จากสถิติจากการศึกษาพบว่าพนักงานมากกว่าครึ่งหนึ่งเชื่อว่าการมีสมาธิในที่ทำงานเป็นเรื่องยากซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้พวกเขาเสียเวลาไปมาก
นอกเหนือจากความยุ่งเหยิงทางสายตาและมลพิษทางเสียงที่พนักงานต้องเผชิญในสำนักงานแบบเปิดโล่งแล้วยังมีสิ่งรบกวนต่างๆมากมายเช่นอีเมลสมาร์ทโฟนที่ส่งเสียงดังและข้อความป๊อปอัป ข้อมูลที่มากเกินไปจากการสื่อสารทางมือถือและอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่องทำให้พวกเขามีเวลาที่จะจดจ่อกับงานและการแก้ปัญหาที่ไม่ได้มาตรฐาน สมองของมนุษย์ทำงานในลักษณะเดียวกับเมื่อพันปีก่อน แต่ตอนนี้เรามีเทคโนโลยีเหล่านี้ทั้งหมดและชีววิทยาของเรายังไม่พัฒนาทัน ข้อมูลที่มากเกินไปกลายเป็นแนวโน้มเชิงลบที่สำคัญในตลาดทุนมนุษย์อย่างรวดเร็ว
การสูญเสียสมาธิ
ในขณะที่ทำงานหนึ่งคนสามารถมุ่งเน้นในลักษณะที่เขาจะรับรู้เฉพาะข้อมูลที่เขาเห็นว่าสำคัญโดยไม่สนใจสิ่งอื่นใด นี่คือความสามารถที่น่าทึ่งของสมองมนุษย์ อย่างไรก็ตามเมื่อมีสิ่งรบกวนหลาย ๆ อย่างเกิดขึ้นความสนใจมักจะเปลี่ยนจากงานในมือไปเป็นสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า
สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าสิ่งรบกวนสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท: ภายในและภายนอก และจากการศึกษาพบว่าพนักงานใช้เวลาโดยเฉลี่ย 23 นาทีในการโฟกัสและกลับไปทำงานที่ถูกขัดจังหวะด้วยสิ่งรบกวนภายนอกที่น่าสนใจในการทำเช่นนั้นพวกเขามุ่งเน้นไปที่งานอื่น ๆ อย่างน้อยสองอย่างก่อนที่จะกลับไปทำงานที่พวกเขาเคยทำมาก่อน
ตามกฎแล้วปัจจัยภายในคือความคิดส่วนตัวหรือประสบการณ์ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการทำงานเช่นจะกินอะไรเป็นมื้อเที่ยงหรือของที่เหลือสำหรับตอนเย็น การกลับไปทำงานที่ฟุ้งซ่านจากปัจจัยภายในนั้นค่อนข้างยากกว่าและใช้เวลาประมาณ 30-35 นาที ดังนั้นเราจึงใช้ความพยายามในการรับรู้ค่อนข้างมากในการควบคุมความคิดที่ฟุ้งซ่านของเราเอง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องลดผลกระทบของปัจจัยภายนอกให้เหลือน้อยที่สุดยิ่งต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการจัดการกับปัจจัยภายนอกบ่อยครั้งที่บุคคลจะฟุ้งซ่านมากขึ้นและจะเสียเวลามากขึ้น
ยิ่งทำงานหลายอย่างพร้อมกันประสิทธิภาพก็จะยิ่งลดลง
สมองของมนุษย์ไม่สามารถประมวลผลข้อมูลได้เช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถดำเนินการหลายกระบวนการในเวลาเดียวกันได้ คนเรามักจะเป็นไปตามลำดับของการกระทำ เมื่อเราพยายามทำงานสองอย่างหรือมากกว่านั้นให้สำเร็จเรามักจะรู้สึกราวกับว่าเรากำลังทำทุกอย่างในคราวเดียว ในความเป็นจริงการสลับไปมาระหว่างงานเราเสียเวลามากและยิ่งทำงานเสร็จนานเท่าไหร่เราก็ยิ่งเสียสมาธิและทำผิดพลาดมากขึ้นเท่านั้น หลายคนพูดถึงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันว่าเป็นการเบี่ยงเบนความสนใจอีกรูปแบบหนึ่งเนื่องจากงานหลายอย่างมักจะทำให้เสียสมาธิ
ตัวอย่างเช่นเรามีงานที่ต้องเติมแก้วหลาย ๆ แก้วจากน้ำขวดเดียว เราไม่สามารถเติมมันได้ในเวลาเดียวกันดังนั้นเราจะเติมให้เต็มทีละแก้วหรือทีละน้อยโดยกลับไปที่แก้วเปล่าซ้ำแล้วซ้ำเล่า ในกรณีแรกเห็นได้ชัดว่าเราจะรับมือได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่ในกรณีที่สองกระบวนการนี้จะใช้เวลานานขึ้นในขณะที่เราสามารถเทน้ำผ่านแก้วได้มากขึ้น ยิ่งมีแก้วมากเท่าไหร่กระบวนการนี้ก็จะใช้เวลานานขึ้นและน้ำก็จะทะลักเข้ามามากขึ้น
เทคโนโลยีอาจเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งเมื่อต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันเพราะเมื่อมีสิ่งรบกวนเราอยู่ในสภาวะเตรียมใจที่จะฟุ้งซ่านและคนส่วนใหญ่ก็ไม่สามารถจัดการกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ดี ดังนั้นการมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเดียวทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานะ "การไหล"
เข้ากระแส
Flow เป็นแนวคิดทางจิตวิทยาที่พัฒนาโดย Mihai Csikszentmihalyi นักจิตวิทยาชาวฮังการีในปี 1970 คำนี้หมายถึงสภาพจิตใจที่บุคคลมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในกิจกรรมบางอย่างมีแรงจูงใจเต็มไปด้วยพลังและมักจะสูญเสียเวลาไป วิธีนี้เขาไม่เพียง แต่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น แต่ยังสร้างสรรค์มากขึ้นด้วย
สิ่งรบกวนภายนอกอาจรบกวนการโฟกัส แต่มีผลเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยกับสิ่งที่อยู่ในสถานะ "โฟลว์" ตัวอย่างเช่นดนตรีในสำนักงานอาจถูกมองว่าเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวและคนอื่นแทบไม่มีใครสังเกตเห็นแม้ว่าทั้งสองจะมุ่งเน้นไปที่งานเดียวกันก็ตาม นี่อาจหมายความว่าวินาทีนั้นเข้าสู่สถานะ "โฟลว์" แล้วในขณะที่อีกอันพยายามทำ แต่ปัจจัยภายนอกเข้ามารบกวน
ในทางกลับกันสิ่งเร้าภายนอกไม่จำเป็นต้องมารบกวน แต่ในทางกลับกันก็มีประโยชน์ในการทำงานให้ลุล่วง บางครั้งจำเป็นต้องทำความเข้าใจและประเมินสถานการณ์ภายนอกและสิ่งแวดล้อม การรับรู้สถานการณ์นี้มีประโยชน์สำหรับกิจกรรมบางอย่าง ตัวอย่างเช่นเมื่อขับรถบุคคลจะมีสมาธิในขณะที่เขาต้องประเมินปัจจัยสถานการณ์ต่างๆเช่นถนนสัญญาณไฟจราจรผู้ใช้รถใช้ถนนคนอื่น ๆ
การทำงานในสำนักงานที่มีประสิทธิผลจำเป็นต้องมีทั้งการรับรู้สถานการณ์และการเข้าสู่สภาวะ "ลื่นไหล" น่าเสียดายที่เป็นไปไม่ได้ที่จะอยู่ในทั้งสองสถานะในเวลาเดียวกันดังนั้นเมื่อคำนึงถึงงานสถานการณ์และปัจจัยภายในและภายนอกในปัจจุบันพนักงานต้องสลับไปมาระหว่างกัน และพื้นที่สำนักงานควรรองรับการทำงานในแต่ละรัฐเหล่านี้
การออกแบบพื้นที่ทำงานที่มีสมาธิ
สิ่งรบกวนจะไม่หายไป แต่พื้นที่สำนักงานควรให้ความสำคัญกับการทำงานมากกว่าการสร้างอุปสรรคใหม่เพื่อให้บรรลุสถานะที่ "ลื่นไหล"
ความต้องการในการทำงานของพนักงานเปลี่ยนแปลงตลอดทั้งวันขึ้นอยู่กับงาน ตัวอย่างเช่นก่อนอื่นคุณต้องจัดเรียงอีเมลของคุณโทรหลายสายจากนั้นเตรียมการประชุมพูดคุยงานกับเพื่อนร่วมงานจากนั้นเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ คุณสามารถสร้างพื้นที่ที่เหมาะสำหรับกิจกรรมที่ระบุไว้ในรายการทั้งหมดได้ด้วยวิธีการแบบบูรณาการเท่านั้น
แนวทางแบบองค์รวมในการจัดระเบียบพื้นที่สำนักงานนี้ครอบคลุมหลักการ 5 ประการ ได้แก่ ความหลากหลายทางเลือกการควบคุมการรับรู้และการเติมเต็ม
ความหลากหลาย. อย่าเลือกระหว่างพื้นที่เปิดและพื้นที่ส่วนตัวคุณต้องจัดหาทั้งสองอย่างให้กับพนักงานและให้โอกาสพวกเขาในการเลือกพื้นที่ที่เหมาะสมสำหรับแต่ละงาน การทำงานที่ต้องใช้สมาธิสามารถทำได้ในทุกพื้นที่: บางคนรู้สึกสบายกว่าในที่โล่งและได้ยินเสียงฮัมเพลงในออฟฟิศในขณะที่บางคนต้องการความเงียบสนิทในที่เงียบ สิ่งสำคัญคือทั้งสองประเภทของพื้นที่ถูกนำเสนอในสำนักงาน
ทางเลือก. ไว้วางใจให้พนักงานของคุณเลือกว่าจะทำงานที่ไหนอย่างไรและเมื่อใด และพวกเขาเองก็จะสามารถค้นหาเงื่อนไขที่จะทำให้เกิดประสิทธิผลมากที่สุด
การควบคุม. ให้พนักงานควบคุมสถานที่ทำงาน หากคุณตัดสินใจทุกอย่างเพื่อพวกเขามีโอกาสสูงที่จะผิดพลาดกับความชอบของพวกเขา ตัวอย่างเช่นการตัดสินใจกำจัดเสียงรบกวนระหว่างพนักงานและแยกพวกเขาออกจากพื้นที่ส่วนกลาง บริษัท ต่างๆสามารถลดทอนปฏิสัมพันธ์ของเพื่อนร่วมงานได้อย่างมาก ให้พนักงานสามารถควบคุมความเป็นส่วนตัวของสถานที่ทำงานความถี่ในการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานตลอดจนชุดอุปกรณ์เสริมระดับแสงอุณหภูมิ ฯลฯ การตระหนักว่าพวกเขาสามารถควบคุมพื้นที่ทำงานได้สามารถชดเชยผลกระทบเชิงลบบางประการของการรบกวนได้
การรับรู้ การเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B จากนั้นไปยังจุด C ควรทำได้ง่าย การจัดวางที่ชัดเจนและเรียบง่ายช่วยให้ผู้คนนำทางไปในอวกาศได้อย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่น่าอึดอัดและเสียเวลา เค้าโครงที่เข้าใจได้อย่างแท้จริงช่วยให้พนักงานสามารถจินตนาการถึงแผนที่ของสำนักงานค้นหาเพื่อนร่วมงานในนั้นและเข้าใจจุดประสงค์ของแต่ละโซนโดยสังหรณ์ใจ เมื่อคุณกำหนดขอบเขตการทำงานอย่างชัดเจนคุณจะต้องไม่ทำให้กระบวนการรับรู้ของพนักงานมากเกินไปด้วยความคิดที่ไม่จำเป็นและพวกเขาก็พร้อมที่จะนำพลังของพวกเขาไปสู่การทำงานให้เสร็จโดยทันทีแทนที่จะพยายามนำทางในอวกาศ
การเติมเต็มกองกำลัง ให้เวลาและพื้นที่แก่พนักงานในการหยุดพัก เมื่อเรามีสมาธิในการทำงานเป็นเวลานานพลังงานจำนวนมากจะถูกใช้ไปและร่างกายจะเหนื่อยเร็วขึ้น สมองของเราทำสิ่งที่น่าอัศจรรย์จริงๆโดยปล่อยให้เรามีสมาธิจดจ่อกับบางสิ่งเป็นเวลานานโดยไม่สนใจสิ่งรบกวน ดังนั้นการ "เติมพลัง" หลังจากกิจกรรมดังกล่าวจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น ทางเลือกหนึ่งในการเติมพลังของคุณคือการเพลิดเพลินกับมุมมองจากหน้าต่างในขณะที่หยุดพักสั้น ๆ จากการทำงานและ บริษัท ใด ๆ ก็ควรให้โอกาสนี้ คุณยังสามารถหยุดพักช่วงสั้น ๆ ตลอดทั้งวันเพื่อหาของว่างหรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในพื้นที่ที่ไม่เป็นทางการ การหยุดพักหนึ่งหรือสองครั้งเช่นไปยิมหรือเดินนอกสำนักงานสามารถเพิ่มพลังงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานที่ยาวนานขึ้น เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจัดหาทางเลือกเหล่านี้ให้กับพนักงานเพื่อให้พวกเขามีพลังในการทำงานอย่างมีสมาธิ
ปัญหาการกระจุกตัวในสำนักงานของรัสเซีย
Denis Chernichkin ผู้อำนวยการ Haworth Business Interiors ให้ความเห็นเกี่ยวกับการศึกษานี้และเชื่อมโยงกับความเป็นจริงของรัสเซีย
“ปัญหาเกี่ยวกับการกระจุกตัวในพื้นที่เปิดโล่งในรัสเซียไม่น้อยไปกว่าทางตะวันตก ฉันจะบอกว่าปัญหานี้รุนแรงมากยิ่งขึ้นความจริงก็คือตัวอย่างเช่น บริษัท อเมริกันส่วนใหญ่ค่อนข้างย้ายไปอยู่ในพื้นที่เปิดอย่างระมัดระวังและใช้เฉพาะกับหน่วยงานหรือโซนที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ในสำนักงานของรัสเซียการเปลี่ยนแปลงนี้มีความชัดเจนและตรงไปตรงมามากขึ้นโดยไม่คำนึงถึงลักษณะเฉพาะของกิจกรรมของพนักงานและรูปแบบการทำงานของพวกเขา ยิ่งไปกว่านั้นบ่อยครั้งใน "ม้านั่ง" ที่ซ้ำซากจำเจหลาย ๆ แถวแทบจะไม่มีสิ่งกีดขวางหรือสิ่งกีดขวางด้านเสียง แต่อย่างใด ทำไมเสียงรบกวนและสิ่งรบกวนอื่น ๆ ถึงระดับวิกฤต สิ่งนี้ได้รับการยืนยันจากการวิจัยของเราเกี่ยวกับ Ideation ในสำนักงานในรัสเซียซึ่งเป็นผลมาจากการที่เราได้รับการยืนยันอย่างต่อเนื่องว่าในเกือบทุก บริษัท ข้อร้องเรียนหลักของพนักงานคือการขาดความเป็นส่วนตัวและไม่สามารถตั้งสมาธิได้
เพื่อให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานของพวกเขาพื้นที่ทำงานควรจัดเตรียมพื้นที่ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนสำหรับการทำงานเป็นทีมบุคคลและงานที่มุ่งเน้น โซนเหล่านี้ไม่ควรแข่งขันกัน แต่เสริมซึ่งกันและกัน ความหลากหลายและความพร้อมใช้งานที่มากขึ้นของพื้นที่นี้หรือพื้นที่นั้นช่วยให้พนักงานสามารถใช้สภาพแวดล้อมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานปัจจุบันและช่วยให้พวกเขาไม่รบกวนเพื่อนบ้านอีกทั้งยังช่วยลดความน่าเบื่อหน่ายของการจัดแถวพื้นที่เปิดโล่งซ้ำ ๆ ซึ่งช่วยเพิ่มความสบายในการรับเสียง
และแน่นอนว่าสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้พื้นที่อย่างถูกต้อง จำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับผู้คนในกระบวนการเปลี่ยนแปลงตั้งแต่เริ่มต้นเนื่องจากง่ายกว่ามากที่จะนำความคิดที่ได้รับมาใช้ผ่านการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและไม่ยัดเยียดผู้อื่น บริษัท ต่างๆจำเป็นต้องเสริมสร้างพฤติกรรมใหม่โดยใช้กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงการสื่อสารและการฝึกอบรมที่มีการพูดคุยกันอย่างดี ในกรณีนี้พวกเขาจะไม่ถูกต่อต้านจากพนักงานและประสิทธิผลของนวัตกรรมจะสูงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ อ้างอิงจาก Haworth Research